Если недостатки обнаружены при приемке - по возможности откажитесь от приемки товара, сфотографируйте товар, сделайте отметку с пояснением о причинах отказа приемки в своей накладной и накладной поставщика и обе накладные сфотографируйте. Накладную не подписывать - подписать только отметку об отказе в приемке. После этого незамедлительно отправьте поставщику претензию о непоставке на юридический адрес.
Если отказаться от приемки невозможно (например, если товар доставлен третьим лицом - грузоперевозчиком), то обязательно сделайте отметку в накладной (своей и для контрагента) о том, что произошла некачественная поставка. Сфотографируйте свою накладную и накладную контрагента.
Шаг 2. Собрать все доказательства некачественной поставки
Сфотографируйте товар, зафиксируйте показания приборов (если применимо) и опишите все недостатки в письменной форме.
Шаг 3. Направьте поставщику претензию с приглашением провести осмотр товара.
Напишите поставщику претензию с приложением доказательств некачественности товара и с приглашением представителя поставщика на осмотр товара. Укажите в претензии точное время и адрес проведения осмотра, а также инструкцию о том, как добраться до места проведения осмотра товара с контактами лиц, с которыми он может связаться. Осмотр назначайте в рабочее время с учетом удаленности контрагента. Данную претензию необходимо распечатать, датировать, подписать, проставить на ней печать и отправить на юридический адрес поставщика заказным письмом, с уведомлением о вручении, с описью вложений.
Шаг 4. Проведите осмотр товара и составьте акт осмотра
Факт проведения осмотра должен быть зафиксирован в акте осмотра товара. Осмотр должен проводиться в присутствии, как минимум, двух работников покупателя, представителя поставщика и независимого свидетеля.
Представитель поставщика должен предъявить доверенность и паспорт, копии которых подшиваются к акту осмотра.
Акт осмотра должен быть составлен в двух идентичных оригиналах (для поставщика и покупателя), сшит, скреплен печатью и подписан всеми участниками осмотра. Каждый участник вправе написать собственное мнение.
В случае отказа участника подписывать акт или неявки участника осмотра – необходимо сделать об этом отметку в акте осмотра.
Копии и оригиналы акта осмотра вручаются участвующим в осмотре под роспись по акту приема-передачи документов от покупателя.
Шаг 5. Либо проведите независимую экспертизу товара
Если недостатки скрытые, технические, неявные, сложные или спорные – имеет смысл провести независимую экспертизу.
Итогом независимой экспертизы является отчет независимого эксперта с ответом на поставленные вами вопросы.
Внимательно отнеситесь к выбору экспертной организации.
Экспертная организация должна специализироваться именно
на том товаре, который вы поручаете ей проверить и иметь соответствующую
репутацию на рынке.
Шаг 6. Составьте и отправьте досудебную претензию о поставке товара ненадлежащего качества
По факту составления акта осмотра товара или получения отчета эксперта подготовьте досудебную претензию.
Претензия поставщику о некачественном товаре должна содержать корректные основания и перечень требований, а также заверенную копию акта осмотра или отчет эксперта.
Прохождение претензионного порядка – обязательная стадия судебного процесса, согласно статье 4 АПК РФ. Поэтому, к прохождению этой стадии нужно относится внимательно, иначе при подаче иска суд оставит заявление без рассмотрения.
После направления претензии поставщику дается 30 календарных дней для добровольного удовлетворения требований. Только по истечении этого срока можно обращаться с иском в суд.
Иные правила претензионного урегулирования могут быть изложены в договоре поставки. В этом случае придерживайтесь правил, изложенных в договоре поставки - они имеют преимущество над положениями ст.4 АПК РФ, согласно этой же статье.
Шаг 7. Подготовьте и подайте в арбитражный суд исковое заявление
Шаг 8. Судебный процесс
Шаг 9. Исполнительное производство